மின்னஞ்சல் சில யோசனைகள்.

1. ஒரே ஒரு இமெயில் அக்கவுண்ட்:

நம்மில் பலரும் ஒரே ஒரு இமெயில் அக்கவுண்ட் மட்டுமே பயன்படுத்துகிறோம். இது பல வேளைகளில் சிக்கலில் கொண்டுவிடும். நீங்கள் வர்த்தகம் தொடர்பாக ஒரு நிறுவனத்துடன் தொடர்பு கொள்கையில் அந்த நிறுவனத்தின் சர்வர் சில வேளைகளில் உங்களுக்கு இமெயில் தரும் சர்வருடன் சரியாக இணைந்து போகாத போது அது சரியாகும் வரையில் அவர்களுக்கும் உங்களுக்கும் தகவல் பரிமாற்றம் தடைபட வாய்ப்புண்டு. எனவே மூன்று இமெயில் அக்கவுண்ட்களாவது வைத்துக் கொள்ளுங்கள். ஒன்றை அலுவலகப் பயன்பாட்டிற்கும், இன்னொன்றை தனிப்பட்ட நண்பர்கள் மற்றும் உறவினர்களுக்கும் மூன்றாவதை நியூஸ் லெட்டர்கள், போட்டிகள் போன்றவற்றிற்கும் வைத்துக் கொள்ளலாம். இவற்றில் இரண்டு அக்கவுண்ட்களை இலவச இமெயில்களான ஜிமெயில், யாஹூ, ஹாட்மெயில் போன்றவையாக இருக்கலாம்.

2. ஸ்பாம் ஆன அக்கவுண்ட்:

சில வேளைகளில் நம் இமெயில் அக்கவுண்ட் ஸ்பாம் ஆகிப் போவதுண்டு. அந்த இமெயில் அக்கவுண்ட்டில் வருவதெல்லாம் தேவையற்ற ஸ்பாம் மெயில்களே என்ற நிலை ஏற்படும். ஆனால் நீங்களோ பழகிய தோஷத்திற்காக அதனையே வைத்திருக்க விரும்புவீர்கள். இது தவறாகும். இது போன்ற சூழ்நிலையில் அதிலேயே தொங்கிக் கொண்டிராமால் புதிய ஒன்றைத் தொடங்கி விடுங்கள்.

3. பிரவுசரை மூடாமல் விடுவது:

எப்போதாவது உங்கள் வீட்டுக் கம்ப்யூட்டர் இல்லாமல் இன்னொரு இடத்தில் உங்களுடைய இமெயில் அக்கவுண்ட்டை செக் செய்துள்ளீர்களா? அந்நிலையில் நீங்கள் உங்கள் இமெயில் அக்கவுண்ட்டில்ருந்து லாக் அவுட் ஆக வேண்டும். அது மட்டுமின்றி நீங்கள் பயன்படுத்திக் கொண்டிருந்த பிரவுசரை மூடவும் வேண்டும். இதனை மேற்கொள்ளவில்லை என்றால் உங்களுடைய அக்கவுண்ட் திறந்தே இருக்கும் சூழ்நிலையில் அல்லது உங்கள் லாக் இன் பெயர் இருக்கும் நிலையில் அதனை மற்றவர்கள் பயன்படுத்தும் வாய்ப்புகள் உண்டு.

4. கேஷ் மெமரியைக் காலி செய்:

வீட்டில் இல்லாமல் வெளியில் உங்கள் இமெயில் அக்கவுண்ட்டைப் பயன்படுத்தினால் அந்த பிரவுசரின் கேஷ் மெமரியை, ஹிஸ்டரியை,பாஸ்வேர்டினை கிளியர் செய்திட வேண்டும். இல்லை எனில் விபரம் தெரிந்தவர்கள் இவற்றைப் பயன்படுத்தும் வாய்ப்புகள் உண்டு. கேஷ் மெமரியை கிளியர் செய்வது எளிது. இன்டர்நெட் எக்ஸ்புளோரரில் "Clear History," "Delete Cookies" and "Delete Files என்ற மூன்று பட்டன்களிலும் கிளிக் செய்து ஓகே கொடுங்கள். பயர்பாக்ஸ் தொகுப்பு பயன்படுத்துபவர்கள் Ctrl + Shift + Del என்ற மூன்று கீகளையும் ஒரு முறை அழுத்தினால் போதும்.

5.நிறுவன அக்கவுண்ட் பயன்படுத்துதல்:

நிறுவனங்களில் பணி புரிபவர்கள் சில வேளைகளில் தங்கள் சொந்த இமெயில்களை நிறுவனப் பணிகளுக்கும், நிறுவன அக்கவுண்ட்களை சொந்த விஷயங்களுக்கும் பயன்படுத்துவார்கள். இது ரிஸ்க்கான விஷயம். நிறுவனம் குறித்த வெளியிடக் கூடாத தகவல்கள் இதனால் கசிந்து வெளியே செல்லும் வாய்ப்பு ஏற்படும். இதனால் வேலை இழக்கும் அபாயமும் உண்டு.

6. டெலிபோன் என்ன ஆச்சு?

இப்போதெல்லாம் பலர் டெலிபோனைப் பயன்படுத்துவதே இல்லை. இமெயில் வழியாகவே தகவல்களைப் பரிமாறிக்கொள்கின்றனர். சில விஷயங்களுக்கு இது சரியாக வராது. உணர்ச்சி பூர்வமான விஷயங்கள், பிரச்னைக்குரிய விஷயங்களுக்கு டெலிபோன் தான் சரியானது. பணம் சிறிது செலவழிந்தாலும் பரவாயில்லை.

7. BCC பயன்படுத்துங்கள்:

பலரும் இமெயில் அக்கவுண்ட்டில் BCC வசதியைப் பயன்படுத்துவது இல்லை. இதனைப் பயன்படுத்துவதால் நீங்கள் மெயில் அனுப்பும் அனைவரின் இமெயில் முகவரிகளையும் பிறர் அறிந்து கொள்ளும் வாய்ப்பு தடுக்கப்படுகிறது. இதனால் மற்றவர்களின் இமெயில் முகவரிகளின் பாதுகாப்படைகிறது.

8. ரிப்ளை ஆல்:

இமெயில் கடிதங்களுக்குப் பதில் அளிக்க முயற்சிக்கையில் Reply / Reply All எந்த பட்டனை அழுத்துவது எனப் பலருக்கு சந்தேகம் எழும். ரிப்ளை ஆல் பட்டனை அழுத்தினால் அந்த கடிதத்தில் உள்ள அனைத்து இமெயில் முகவரிகளுக்கும் பதில் போய்ச் சேரும். மெயில் அனுப்பியவருக்கு மட்டுமே பதில் அனுப்ப வேண்டும் எனில் ரிப்ளை பட்டனை அழுத்தி பதில் கடிதம் எழுதி அனுப்பவும்.

9. தேவையற்ற மெயிலை பார்வேர்ட் செய்தல்:

ஸ்பாம் எனப்படும் கொத்தான மெயில்களை அடுத்தவருக்கு அனுப்பினால் சிலர் எரிச்சல் அடையலாம். அப்படியே அதனை அனுப்புவது தேவை எனக் கருதினால் அதில் உள்ள பிறரின் இமெயில் முகவரிகளை அழித்துவிட்டு அனுப்பவும். இல்லை என்றால் இது போன்ற குப்பை மெயில்களை அனுப்புபவர்களுக்கு லட்டு போல பலரின் இமெயில் முகவரிகள் கிடைத்துவிடும், உங்களுடையதையும் சேர்த்து.

10. இமெயில் பேக்கப்:

டாகுமெண்ட்கள், முக்கிய பைல்களைத்தான் பேக்கப் செய்திட வேண்டும் என்பதில்லை. முக்கியமான ஆவணங்கள் கொண்ட இமெயில்கள், இமெயில் அக்கவுண்ட் குறித்த தகவல்கள் கொண்ட கடிதங்கள் ஆகியவற்றையும் பேக்கப் செய்வது நல்லது.